Datenschutzerklärung

Stand: September 2026 — gemäß DSGVO & BDSG

1. Verantwortlicher

Medien Koch UG (haftungsbeschränkt)
Goethestr. 5
73666 Baltmannsweiler
E-Mail: info@medien-koch.de

2. Welche Daten wir erheben

Wir halten uns an den Grundsatz der Datensparsamkeit und erheben nur, was zur Organisation der Nachhilfe nötig ist. Bei der Registrierung und Nutzung des Portals sind das folgende Daten:

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Pflichtangaben bei Registrierung
Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Schule, Klasse, Fach, verschlüsseltes Passwort
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Altersprüfung / Minderjährige
Geburtsdatum (nur zur Altersprüfung); bei unter 18 Jahren zusätzlich E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten und die hochgeladene Einwilligung
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Angaben im Angebot / Gesuch
Fach, Klasse, Wunschpreis (im Rahmen des von der Schule festgelegten Höchstpreises, oder kostenlos), Angabe einer kostenlosen Probestunde, Verfügbarkeit, Kurzbeschreibung, selbst angegebene Note, Zeitpunkt der Bestätigung des Verhaltenskodex
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Kontaktanfragen
Name, E-Mail-Adresse, Klasse, Fach, Nachrichtentext; bei Absendern unter 18 Jahren zusätzlich die E-Mail-Adresse der Eltern, an die eine Kopie geht. Ist die KI-Prüfung aktiviert, wird nur der Nachrichtentext (mit Fach, Klasse und Schule, ohne die Angaben zu Name und E-Mail des Absenders) an den KI-Dienst übermittelt
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Prüfung durch Lehrkräfte
Schul-E-Mail-Adresse, zugewiesener Lehrercode, Prüfzeitpunkt
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Meldungen
Grund der Meldung, Freitext, Bezug zum gemeldeten Angebot, Gesuch oder zur gemeldeten Nachricht, gemeldete Person, ggf. Konto bzw. angegebene E-Mail-Adresse der meldenden Person und Heimatschule bei Meldung über einen Schulverbund
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Angaben der Schule
Name, Funktion und E-Mail-Adresse der Ansprechperson sowie die Beschwerde-Adresse der Schule (von der Schulleitung eingetragen), gewähltes Betriebsmodell, Preisrahmen, angepasste Dokumente (Vereinbarung, Elternbrief, Verhaltenskodex)
✉️
Kontaktformular zur Ansprechperson
Name, E-Mail-Adresse und Nachricht der schreibenden Person; sie werden nur als E-Mail an die Ansprechperson zugestellt und auf der Plattform nicht gespeichert. Die E-Mail-Adresse der Ansprechperson wird nie angezeigt
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Technische Daten
IP-Adresse (nur im Admin-Log), Zeitstempel von Aktionen, Session-Daten

3. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zum Betrieb der schulinternen Plattform, über die Schüler einander Nachhilfe anbieten können (digitales schwarzes Brett):

  • Bereitstellung und Verwaltung deines Nutzerkontos
  • Veröffentlichung und Vermittlung von Nachhilfeangeboten und -gesuchen
  • Prüfung von Fach und Note eines Schülerangebots durch Lehrkräfte
  • Einhaltung der Regeln der Schule (Höchstpreis, Altersregel, Verhaltenskodex) und Schutz Minderjähriger, u. a. durch die Eltern-Kopie bei unter 18 Jahren
  • Meldeweg: Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen durch die Ansprechperson bzw. Schulleitung
  • Erreichbarkeit der Ansprechperson über ein Kontaktformular ohne Anzeige ihrer E-Mail-Adresse
  • Prüfung von Kontaktanfragen auf unzulässige Inhalte (automatischer Filter, optional KI-gestützt)
  • Sicherheit und Missbrauchsschutz der Plattform
  • Versand von Bestätigungs-, Erinnerungs- und Meldungs-Mails
  • Schuljahreswechsel: Abfrage, ob ein Konto weitergeführt wird, und Löschung ohne Antwort

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen — Plattformsicherheit, Schutz Minderjähriger und Bearbeitung von Meldungen). Für Minderjährige holen wir die Einwilligung der Eltern ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 8 DSGVO).

⚖️ Entwurf: Die Rechtsgrundlagen sind vor dem Produktivbetrieb juristisch zu prüfen.

4. Anonymität bei Gesuchen

Nachhilfe-Gesuche werden anonym veröffentlicht. Es wird kein Name, keine E-Mail-Adresse und kein persönliches Merkmal öffentlich angezeigt — nur Klasse, Fach und Schule. Dein Name ist nur intern für die Schulleitung deiner Schule und den Plattformbetreiber sichtbar.

5. Prüfung von Nachrichten

Alle Kontaktanfragen werden vor der Weiterleitung von einem automatischen Filter geprüft (u. a. auf Telefonnummern und Social-Media-Kontakte). Dabei verlässt kein Text unseren Server. Zusätzlich kann die Schulleitung in der Pro- bzw. SaaS-Version eine KI-gestützte Prüfung einschalten. Sie ist standardmäßig aus. Ist sie eingeschaltet, wird der Nachrichtentext (mit Fach, Klasse und Schule, ohne Name und E-Mail des Absenders) an die OpenAI API in den USA übermittelt. OpenAI verarbeitet diese Daten gemäß ihrer Datenschutzrichtlinie. Fragwürdige Nachrichten werden von einem Administrator manuell geprüft, Spam-Nachrichten werden blockiert und nicht weitergeleitet.

6. Weitergabe an Dritte

Deine Daten werden nicht an Dritte verkauft oder für Werbezwecke genutzt. Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Fällen:

  • Deine Schule: Ansprechperson, Beschwerde-Adresse und Schulleitung erhalten Meldungen samt Angaben zum Vorfall. Die Lehrkraft, die dein Angebot geprüft hat, erhält bei sicherheitsrelevanten Meldungen nur eine kurze Info ohne Inhalt und ohne Namen der meldenden Person
  • Eltern: bei Nutzern unter 18 Jahren erhalten die angegebenen Eltern eine Kopie der Nachrichten (auch Antworten der Gegenseite)
  • Partnerschulen: nur bei einem von der Schulleitung eingerichteten Schulverbund sehen Mitglieder der Partnerschulen deine Angebote (gleiches Betriebsmodell vorausgesetzt); Konten werden nicht geteilt
  • E-Mail-Versand: Benachrichtigungen werden über den E-Mail-Dienst unseres Hosters versendet
  • OpenAI (nur, wenn die Schule die optionale KI-Prüfung eingeschaltet hat): Nachrichtentext zur Prüfung (siehe Punkt 5)
  • Hosting-Anbieter: [HOSTING-ANBIETER], [LAND] — für den technischen Betrieb
  • Gesetzliche Verpflichtung: bei behördlicher Anforderung

7. Speicherdauer & automatische Löschung

Wir speichern deine Daten nur so lange wie nötig:

Aktive Nutzerkonten Solange der Account aktiv ist
Konten im Schuljahreswechsel Einmal im Jahr fragen wir vor den Sommerferien per E-Mail (bis zu 3 Mails), ob du im nächsten Schuljahr weitermachst. Antwortest du mit „Nein“, wird das Konto sofort gelöscht. Ohne Antwort wird es am letzten Ferientag gelöscht. Bei „Ja“ rücken deine Angaben eine Klasse weiter.
Einwilligung der Eltern (Dokument) Bis zum Ende des Kontos
Dokumente der Schule Solange die Schule sie bereitstellt; freigegebene Fassungen sind öffentlich abrufbar, enthalten aber keine personenbezogenen Daten von Schülern
Kontaktformular (Ansprechperson) Wird nicht gespeichert, sondern nur per E-Mail zugestellt
Nachhilfeangebote Bis zur manuellen Löschung oder Account-Löschung
Kontaktanfragen (Nachrichten) 90 Tage, danach automatische Löschung, einschließlich einer angegebenen E-Mail-Adresse der Eltern (zur Prüfung markierte Nachrichten bis zum Abschluss der Prüfung)
Meldungen (Angebote, Gesuche, Nachrichten) Gehen sofort an die Beschwerde-Adresse und die Ansprechperson der Schule (bei „Ich fühle mich unsicher“ auch an die Schulleitung); bei sicherheitsrelevanten Meldungen erhält die Lehrkraft, die die Angabe geprüft hat, eine kurze Info ohne Inhalt und ohne Namen der meldenden Person; abgeschlossene Meldungen werden 12 Monate nach Eingang gelöscht
Gesperrte Konten 12 Monate nach der Sperre automatisch anonymisiert; 30 Tage vorher erhält die Schulleitung einen Hinweis
Schulvorschläge (Zentralportal) Unentschiedene Vorschläge samt E-Mail-Adresse nach 90 Tagen gelöscht, abgelehnte sofort
Admin-Log 12 Monate
Session-Daten 2 Stunden nach letzter Aktivität

8. Deine Rechte (DSGVO)

Du hast jederzeit folgende Rechte:

👁 Recht auf Auskunft
Welche Daten wir über dich gespeichert haben (Art. 15 DSGVO)
✏️ Recht auf Berichtigung
Falsche Daten korrigieren lassen (Art. 16 DSGVO)
🗑 Recht auf Löschung
Dein Konto und alle Daten löschen lassen (Art. 17 DSGVO)
⏸ Recht auf Einschränkung
Verarbeitung einschränken lassen (Art. 18 DSGVO)
📦 Recht auf Datenportabilität
Deine Daten in maschinenlesbarem Format erhalten (Art. 20 DSGVO)
🚫 Recht auf Widerspruch
Der Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: Info@medien-koch.de
Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Cookies & Session

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies. Diese dienen dem Login und der Sicherheit (CSRF-Schutz) und werden nach 2 Stunden Inaktivität automatisch gelöscht. Es werden keine Tracking-Cookies, keine Analyse-Tools und keine Werbe-Cookies eingesetzt.

10. Hosting & technischer Betrieb

Das Portal wird gehostet bei:
dogado GmbH
Antonio-Segni-Straße 11
D-44263 Dortmund

Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.